Ситуация, когда предприятие разделено на несколько юридических лиц, в нашей стране встречается довольно часто. На такого рода предприятиях есть финансовый директор, основная задача которого — собрать воедино учет, разделенный на несколько организаций. Это связано с тем, что руководству нужны финансовые показатели сразу всей группы компаний, а не только отдельных юрлиц. Поэтому финдиректору нужно найти способ консолидировать данные целиком по бизнесу.
Куда заносят первичную учетную информацию
В любых компаниях, состоящих из нескольких организаций, есть программы, куда заносят первичную учетную информацию. Это могут быть программы как бухгалтерского, так и управленческого учета. И в тех и в других можно вести учет от нескольких юридических лиц, особенно если речь о программных продуктах 1С. Однако получить консолидированную финансовую отчетность из таких программ практически невозможно.
В случае с 1С:Бухгалтерией основная сложность в том, что бухучет должен вестись отдельно по каждому юридическому лицу. Какую-то часть данных можно вывести и по всему бизнесу, но их не так много, в основном задолженности и остатки. А такая информация, как доходы и расходы, будет по прежнему учитываться по каждому юрлицу независимо. Из-за этого в 1С:Бухгалтерии нельзя получить сводную финансовую отчетность по всему холдингу.
Интересно, что российское законодательство не предусматривает такие термины как «холдинг» и «группа компаний». Это абсолютно управленческие понятия, которые используют, чтобы дать характеристику бизнесу, но юридической основы они не имеют.
Есть и другой вариант, когда первичную информацию заносят в программу управленческого учета, например в 1С:Торговлю. В этом случае нужно понимать, что программа предназначена главным образом для торгового и складского учета и финансовый блок в ней является второстепенным. Здесь практически отсутствует функционал учета амортизации имущества, налогов и зарплаты, поэтому полноценную финансовую отчетность из программы не получить.
Где консолидировать финансовый учет по нескольким организациям
Выше мы рассмотрели две достаточно популярные программы, в которых можно вести учет по нескольким организациям. Проблема в том, что ни 1С:Торговля, ни 1С:Бухгалтерия не заточены на отражение консолидированных данных в целом по бизнесу.
Конечно, можно попробовать доработать функционал программ, чтобы создать нужные отчеты, но в наше время труд программиста стоит дорого и результат доработки может не окупиться. Обычно финансовый директор все же остается наедине с Excel, где долго и кропотливо формирует консолидированную отчетность.
Альтернативой Excel может быть специальная программа для финансового учета, которая станет средой консолидации данных по нескольким организациям. Сегодняшние технологии позволяют консолидировать информацию в виде хозяйственных операций и делать это быстро и качественно. Популярным представителем такой среды консолидации является программа 1С:Управляющий — уникальный и полезный инструмент для финансового директора.
Принцип консолидации данных в среде 1С:Управляющего
В отличие от Excel, в 1С:Управляющий не нужно вручную заносить итоговые данные из бухучета. Здесь принцип консолидации данных заключается в импорте хозяйственных операций, на основе которых программа формирует отчеты. При этом данные в 1С:Управляющем не разделены по юридическим лицам, следовательно итоговая финансовая отчетность в программе строится сразу по всему бизнесу.
В процессе импорта хозяйственные операции выгружаются в документы 1С:Управляющего из аналогичных документов другой программы, например 1С:Бухгалтерии. Благодаря этому любую сумму в отчете можно мгновенно расшифровать, чтобы увидеть, какие данные лежат в ее основе.
Хозяйственные операции в систему можно выгрузить именно в том виде, который нужен финансовому директору. В процессе импорта программа позволяет подменять аналитику, сворачивать номенклатуру и редактировать хозяйственные операции. Подробнее об этом мы рассказываем ниже.
Финансовому директору больше не нужно скрупулезно сводить данные в электронных таблицах. Благодаря 1С:Управляющему у финдиректора появилась своя программа, где есть все необходимое для полноценного финансового учета. Это эффективная среда для импорта и консолидации данных, в которой удобно строить итоговую отчетность по бизнесу.
Возможности консолидации данных в 1С:Управляющем
В любой учетной программе данные хранятся в том виде, в котором они нужны пользователю. Например, в 1С:Бухгалтерии учет ведется с той детализацией, которая необходима бухгалтеру. А в 1С:Торговлю менеджер по продажам заносит информацию с нужной ему аналитикой. Поэтому важно, что с помощью 1С:Управляющего финансовый директор может переносить данные из других программ, чтобы адаптировать их для финансового учета по нескольким организациям.
Возможность корректировки документов после импорта
Во время импорта в 1С:Управляющий хозяйственные операции выгружаются в документы программы. При необходимости каждый такой документ можно править вручную.
К примеру, бывают случаи, когда компании в рамках холдинга оказывают друг другу услуги. С точки зрения бухучета у одного юрлица появятся доходы, а второго — расходы. Но по сути деньги перемещаются внутри группы компаний, а значит прибыль по бизнесу не меняется. И чтобы показатели прибыли не были искажены в итоговой отчетности, 1С:Управляющий позволяет элиминировать внутригрупповые операции после импорта данных.
Подстановка управленческой аналитики
Хозяйственные операции в других учетных программах содержат свою аналитику, которая не всегда полезна для финансового учета. Поэтому 1С:Управляющий позволяет скорректировать данные и придать аналитике желаемый вид. Так, при импорте из 1С:Бухгалтерии выполняется автоматическая настройка соответствий. С ее помощью можно подменить бухгалтерскую аналитику на управленческую. Например, из двух статей расходов программа сформирует одну.
Кроме того, скорректировать аналитику можно и самостоятельно. После импорта хозяйственных операций в программе можно открыть необходимый документ и вручную занести аналитику, которая не была указана в программе-источнике.
Укрупнение номенклатуры
При ведении управленческого финансового учета вовсе не обязательно контролировать каждую единицу товара или материала. Чтобы не усложнять работу финансового директора излишней детализацией номенклатуры, в 1С:Управляющем есть возможность сворачивать ее до обобщенных групп.
Укрупнять номенклатуру позволяет опция «Суммового учета». В этом случае товары и материалы учитываются только в суммовом выражении, без указания количества. Это дает возможность складывать себестоимость номенклатурных позиций и сворачивать их в единую группу. Например, широкий ассортимент магазина бытовой техники можно свернуть до групп «Кондиционеры», «Кухонные плиты», «Водонагреватели» и так далее.
Оценка рентабельности
Итак, при ведении учета по нескольким организациям финансовый директор собирает и консолидирует данные для итоговых отчетов. И одна из ключевых целей этого процесса — получение информации о рентабельности бизнеса.
Однако руководителям недостаточно только общих показателей прибыли по группе компаний. Для того, чтобы видеть полную картину рентабельности, в управленческой отчетности должна быть отражена структура прибыли. Иными словами, руководство хочет видеть, какие направления деятельности или подразделения приносят прибыль, а какие тянут бизнес вниз. Для этого 1С:Управляющий позволяет учитывать доходы и расходы как видам бизнеса, так и по подразделениям.
Рентабельность по видам бизнеса (направлениям деятельности или проектам)
Доходы, расходы и прибыль в 1С:Управляющем всегда учитываются по видам бизнеса. Видами бизнеса могут быть направления деятельности, проекты и другая аналитика, которая интересует руководителей с точки зрения рентабельности. Так, при импорте из 1С:Бухгалтерии в качестве видов бизнеса можно выгрузить номенклатурные группы.
Например, если в номенклатурных группах туристической компании указаны «Услуги трансфера», «Подбор и бронирование туров», и «Дополнительное страхование», эти же группы импортируются в 1С:Управляющий как направления деятельности. Таким способом можно выгружать данные по нескольким организациям из различных баз, чтобы затем сформировать консолидированный отчет о рентабельности видов бизнеса.
Рентабельность подразделений
С точки зрения учета деление бизнеса на несколько организаций носит формальный характер и не влияет на финансовые показатели бизнеса. Но бывают случаи, когда конкретные юридические лица могут соотноситься с подразделениями компаниями. Такую информацию важно не потерять, чтобы построить отчет о прибылях и убытках с аналитикой по подразделениям.
Для таких случаев в 1С:Управляющем версии «ПРОФ» есть возможность выгружать данные по юридическим лицам в подразделения программы. Это дает руководству возможность сравнивать между собой итоговые финансовые показатели нескольких подразделений.
Управление финансами в нескольких организациях
Финансовый учет по нескольким организациям не ограничивается консолидацией данных для отчетности. Помимо этого, финансовый директор управляет денежными средствами всего бизнеса, а значит в учетной программе должен быть соответствующий функционал. Так, в 1С:Управляющем для управления деньгами компании используется Казначейская система и Платежный календарь.
Казначейство предприятия
С помощью Казначейской системы финансовый директор может собрать воедино все заявки на оплату, которые поступают со всего предприятия. Такие заявки могут составлять как сами финансовые сотрудники, так и руководители линейных подразделений. Каждая созданная заявка проходит четкую процедуру согласования и утверждения.
Чтобы у руководителей подразделений была возможность составлять заявки, финдиректор настраивает для них права доступа. При этом линейные руководители могут просматривать и формировать заявки только по своему подразделению. Созданная заявка согласуется с финансовой службой и другими ответственными лицами, сравнивается с доступным бюджетом ДДС и утверждается. Когда заявка утверждена, в программе создают платежное поручение для отправки в банк.
Платежный календарь
После создания и согласования заявки, финансовому директору нужно запланировать ее оплату. Сложность в том, что в нужный день на расчетных счетах предприятия не всегда достаточно средств. Именно для таких ситуаций нужен Платежный календарь. В платежном календаре финансовый директор может увидеть все заявки, запланированные на ближайший месяц, и при необходимости перемещать их на другие даты и расчетные счета.
Когда заявка попадает в календарь, происходит автоматический пересчет плановых остатков до конца месяца. В результате есть возможность увидеть и обойти «кассовые разрывы». Для этого финансовому директору достаточно воспользоваться мышкой и передвинуть заявку ту дату, когда на расчетном счете есть средства для оплаты.
