Независимо от масштабов бизнеса цели финансового учета одинаковы для любой компании. В первую очередь всем нужно контролировать рентабельность, денежные потоки и финансовое состояние предприятия. При этом учет в малом и крупном бизнесе все равно ведут по-разному и при помощи разных инструментов. В этой статье мы обсудим особенности финансового учета именно в малом бизнесе и то, как они реализованы в программе 1С:Управляющий.
Специфика финансового учета в малом бизнесе
Ведение учета во многом зависит от масштабов бизнеса. В крупном бизнесе для этого есть финансовая служба. Служба взаимодействует со множеством подразделений и получает от них данные, на основании которых управляет финансами и формирует отчетность. Здесь в учетной программе важны четко разграниченные права доступа к информации и налаженный внутренний документооборот. При этом производительность программы отходит на второй план.
Для ведения финансового учета в малом бизнесе, наоборот, важно подобрать производительную программу. Это связано с тем, что в небольших компаниях управлением финансами обычно занимается финансовый директор, для которого время — ключевой ресурс и его желательно экономить.
В учетной программе для малого бизнеса не нужно строго разграничивать права доступа, разрабатывать сложные регламенты взаимодействия сотрудников и маршрутизацию документов. Акцент делается на эффективность программы, которая зависит от того, насколько просто заносить данные в систему и удобно ли их просматривать.
Как данные попадают в программу финансового учета
Существует два подхода к занесению данных в программу финансового учета. Первый подход основан на импорте хозяйственных операций. Такой способ используют на предприятиях, где бухгалтерский учет ведут максимально приближено к реальной жизни, а данные в 1С:Бухгалтерию попадают оперативно. Из бухгалтерской программы данные импортируют в программу финансового учета, где операции могут дополнять необходимой управленческой аналитикой.
Второй подход можно назвать параллельным ведением учета. Этот способ возможен, когда по разным причинам не имеет смысла строить управленческий учет на основе бухгалтерского. В этом случае в программу финансового учета не импортируют данные, а вручную заносят необходимые хозяйственные операции. Важно добавить, что такой способ ведения финансового учета возможен только в малом бизнесе.
1С:Управляющий выделяется мощным функционалом импорта данных. Хозяйственные операции здесь выгружаются в документы, которые при необходимости можно скорректировать. А если импорт неактуален, документы в программе созданы таким образом, чтобы пользователь тратил минимум времени на ручной ввод данных в систему.
Функционал импорта операций
Конечно, важно импортировать правильно. Нет смысла импортировать данные из источника один к одному, так как финдиректора не всегда интересуют данные в том же виде, в котором они содержатся в 1С:Бухгалтерии. Например, ему может быть не важна детализация продаж конкретных товаров, но при этом важна аналитика по направлениям продаж. Так что в программе финансового учета вместо ненужной информации должна быть полезная для топ-менеджмента аналитика.
Финансовый учет проще вести, когда в программе есть возможность объединять данные при импорте, чтобы избежать ненужной детализации. Например, номенклатуру с десятками наименований продукции можно укрупнить до номенклатурных групп или даже до одной позиции «Товар». Так финдиректору будет удобнее работать с данными. А после импорта важно иметь возможность редактировать хозяйственные операции и довносить в них недостающую аналитику.
В 1С:Управляющий выгружаются не агрегированные данные, а хозяйственные операции, которые попадают в документы программы. Это дает возможность скорректировать документы и указать в них нужную управленческую аналитику. Кроме того, настройки импорта в программу позволяют сворачивать номенклатуру по папкам, видам номенклатуры и номенклатурным группам.
Удобный интерфейс ввода и редактирования данных
Программы финансового учета должны позволять не только импортировать и редактировать данные, но и быстро заносить новую информацию о хозяйственных операциях в систему. Такие программы предназначены для бэк-офиса и в них редко выписывают первичные документы, поэтому финансовый директор не должен тратить время на заполнение лишних реквизитов.
К примеру, в бухгалтерском учете при поступлении наличных в кассу оформляется приходный ордер, а при выдаче денег — расходный ордер. Для каждой кассовой операции формируется отдельный документ и каждый нужно заполнить большим количеством реквизитов. В бухучете это нужно для печати документов, но в управленческом финансовом учете такой необходимости нет.
Если в 1С:Управляющем не планируется выписывать первичку, то для всех операций за день можно создать единый документ. В случае с кассовыми операциями это все поступления и платежи на конкретную дату. Кроме того, для отражения операций нужен минимум реквизитов. Такой подход позволяет заносить операции в программу примерно в десять раз быстрее, чем в ту же 1С:Бухгалтерию.
Способы ведения финансового учета в малом бизнесе
Финансовый учет в малом бизнесе можно вести двумя способами. Самый простой — это кассовый метод. В этом случае в программе контролируют только наличные, безналичные и иногда подотчетные средства. Этот метод преобладает в малом бизнесе, и подходит для компаний, чьи доходы и расходы совпадают с фактом поступлений и платежей. Кассовый метод прост в применении, но его проблематично использовать в компаниях с большим количеством предоплат и отсрочек.
Другой метод ведения учета куда более точный, но и более трудоемкий. Речь идет о методе «по отгрузке», без которого не обойтись бизнесу, где есть авансы от клиентов и отсрочки от поставщиков. Здесь доходы и расходы фиксируются в момент их отгрузки, независимо от того, когда компания реально получит оплату или совершит платеж. Преимущество метода «по отгрузке» в корректном определении прибыли, когда доходы и расходы не совпадают с фактом поступлений и платежей.
Какой бы способ определения выручки ни выбрала компания, кассовый метод или метод по факту отгрузки, 1С:Управляющий позволит организовать финансовый учет на высоком профессиональном уровне.
Наглядная итоговая отчетность
Итоговую отчетность готовят для директоров и собственников бизнеса, которые не должны разбираться в финансовом учете на уровне специалистов. Дебет, кредит, сальдо и прочие понятия больше знакомы людям с финансовым образованием и только усложнят топ-менеджменту просмотр данных. Поэтому управленческая финансовая отчетность должна иметь простой и наглядный вид.
Хотя ведением управленческого учета занимается в основном финансовый директор, в программе могут просматривать итоговую отчетность и сами руководители малого бизнеса. Поэтому интерфейс программы должен быть построен таким образом, чтобы для формирования отчетов требовалось не больше пары кликов мыши.
Сложно представить себе генерального директора, просматривающего отчетность в бухгалтерской программе. Но для 1С:Управляющего это действительность. При необходимости руководитель всегда может собственноручно получить из программы понятный и аналитичный отчет.
Настройка прав доступа
На крупных предприятиях настройками прав доступа занимается специально обученный специалист, обычно это системный администратор. Процесс настройки весьма трудоемкий, иногда для одного пользователя нужно проставить десятки или даже сотни галочек в конфигураторе. Иными словами, специалист тратит очень много времени.
При ведении финансового учета в малом бизнесе у компаниий, как правило, нет сисадмина. Управление правами доступа ложится на плечи финансового директора, который не может себе позволить тратить на это много времени. Так что настройки программы должны быть максимально гибкими, чтобы доступ к данным можно было открыть или ограничить за пару шагов.
Чтобы настроить права доступа в 1С:Управляющем не нужно лезть в Конфигуратор, все выполняется в пользовательском интерфейсе руководителя. Здесь на настройку прав доступа для одного пользователя вы потратите не более 2-х минут.
