Трудно представить себе бизнес, в котором не следят за деньгами. И как показывает практика, чем лучше контроль, тем больше у предприятия денег. При этом одним компаниям достаточно минимального учета денежных операций, а другим необходима дополнительная управленческая аналитика, чтобы глубже анализировать денежные потоки.
Инструменты в 1С:Управляющем позволяют решать весь спектр учетных задач, начиная от базового отражения операций, и заканчивая полноценной работой с аналитикой. В данной статье мы расскажем, как программа поможет предприятию организовать учет движения денежных средств и эффективно управлять финансами.
Быстрый учет и ничего лишнего
Чтобы контроль за деньгами компании был эффективным, программа для учета движения денежных средств должна отвечать двум важным критериям. Во-первых, позволять быстро учитывать поток денежных операций. А во-вторых, иметь понятный для всех интерфейс.
Быстро заносить данные в программу
В 1С:Управляющем созданы все условия для быстрой работы с денежными операциями. Так как программа предназначена для управленческого финансового учета, здесь не нужно указывать множество бухгалтерских реквизитов, которые нужны в бухучете для заполнения печатных форм кассовых ордеров.
Отсутствие лишних полей для реквизитов сильно ускоряет заполнение документов. При этом, несмотря на то, что 1С:Управляющий используют для ведения управленческой кассы, в программе также можно выписывать кассовые ордера, если есть такая необходимость.
На порядок быстрее
Кассовые и банковские операции в 1С:Управляющем отражаются гораздо быстрее, чем в бухгалтерской программе. Так, в бухучете для каждого поступления и платежа создается отдельный документ со множеством реквизитов. А в 1С:Управляющем все кассовые операции за день указываются в одном документе и без лишних реквизитов.
Легко осваивать работу в программе
При управленческом финансовом учете ведется учет всех денег, а не только тех, которые проходят по бухгалтерии. Соответственно, заносить банковские или кассовые операции в программу могут не только финансовые специалисты, но и другие сотрудники, например секретарь или сам директор предприятия. Поэтому интерфейс 1С:Управляющего создан таким образом, чтобы в нем легко сориентировались даже пользователи без финансового образования.
Программа для учета всех видов движения денежных средств
Важно добавить, что программа позволяет вести учет всех существующих видов движения денежных средств: наличных, безналичных, подотчетных и эквайринговых. Для отражения каждого вида операций в 1С:Управляющем предусмотрены специальные документы. Кроме того, показатели по всем видам движения денег выводятся в специальных отчетах.
Отчеты для тех, кто работает с кассой и банком
Каждому свой отчет
В 1С:Управляющем работают разные пользователи и им нужна разная отчетность. Так, в разделе «Деньги» находятся отчеты для сотрудников, которые заносят в программу кассовые и банковские операции и должны контролировать и сверять учетные данные с фактом. А в разделе «Финансы» находится группа отчетов для финансового директора, которого интересует управленческая аналитика по денежным потокам.
Для сотрудников, которые ведут кассу и отражают банковские операции, в 1С:Управляющем есть два специальных отчета по деньгам. Первый отчет показывает обороты и остатки денежных средств по всем кассам и расчетным счетам. А второй — все денежные операции по выбранной кассе или банку в хронологическом порядке.
Сводная информация по остаткам и оборотам
Первый отчет актуален в тех случаях, когда необходимо сверить учетные данные с фактическими суммами в кассах и на счетах. Такой отчет будет удобен, чтобы оперативно проинформировать директора компании о том, сколько денег осталось на конкретном расчетном счете или в определенной кассе.
В отчете легко увидеть, сколько денег за период пришло от покупателей, сколько ушло поставщикам, потрачено на общие расходы, на зарплату и так далее. Также с помощью отчета можно сравнить поступления и платежи в динамике по месяцам, причем отобразить данные как в виде таблицы, так и в виде наглядных графиков.
Контроль операций с деньгами
Второй отчет предназначен для выявления ошибок в учете и поиска конкретных операций. Его удобно использовать для расшифровки сумм из отчета по оборотам и остаткам. Так, если учетные данные не сходятся с фактом, достаточно кликнуть на нужную сумму, чтобы увидеть ее полную детализацию до конкретных операций. При этом второй отчет можно использовать и самостоятельно. Благодаря множеству фильтров здесь легко найти нужную денежную операцию.
Отчеты для финансового директора
Финансовому директору нужно видеть глобальную картину движения денежных средств и понимать, за счет чего предприятие зарабатывает деньги и куда их расходует. Поэтому управленческая отчетность должна предоставлять аналитическую информацию по статьям движения денег.
Аналитическая информация
Статьи движения денег можно использовать по-разному, все зависит от конкретного предприятия. К примеру, в качестве статей можно указать направления деятельности предприятия или проекты. Это позволит сравнивать между собой поступления и платежи по этим видам бизнеса.
Кроме того, данные по денежным потокам в 1С:Управляющем можно просматривать и в разрезе подразделений. Такая опция есть в версии «ПРОФ», и с ее помощью легко определить, сколько денег генерируют подразделения и насколько эффективна их работа.
CashFlow
В большинстве случаев при ведении управленческого учета финансовые директора ограничиваются учетом CashFlow. Иными словами, контролируют только денежные потоки предприятия. Конечно, у этого метода есть свои минусы, но финансовым директорам гораздо важнее преимущества учета CashFlow, а именно простота и скорость ведения учета.
Анализ денежных потоков
С помощью управленческих отчетов финдиректор может отследить динамику поступлений и платежей по статьям. Если статьи соответствуют направлениям деятельности или проектам, то поступления и платежи можно сравнить между собой и увидеть разницу в денежных потоках. Также в отчете можно одновременно указать два вида аналитики, чтобы анализировать денежные потоки по статьям внутри подразделений или по подразделениям внутри статей.
CashFlow — только часть функционала
Хотя 1С:Управляющий отвечает всем критериям программы для учета движения денежных средств, его возможности куда шире. Кроме базовых инструментов для учета CashFlow, программа имеет полноценный функционал для учета доходов, расходов и прибыли методом по факту отгрузки. Так, ничто не мешает финансовому директору начать управленческий учет с CashFlow, а со временем расширить учет до P&L и Управленческого баланса.
БДДС и План-фактный анализ
Виды планирования
Практика показывает, что многие компании ограничиваются только двумя видами планирования: среднесрочным и оперативным. При среднесрочном планировании составляются бюджеты движения денежных средств на каждый месяц. А оперативное планирование реализуют через заявки на платежи конкретным контрагентам. Оба вида планирования могут сравниваться как между собой, так и с фактом.
У многих финансовых директоров есть опыт составления БДДС в таблицах Excel, куда заносят данные и где их просматривают. Однако у программ 1С другая идеология. Для ввода данных здесь предназначены документы, а для просмотра и анализа данных — отчеты.
Соответственно, в 1С:Управляющем для ввода бюджетных показателей используются документы, причем отдельные на каждый месяц. А увидеть бюджет на несколько месяцев или на весь год можно в специальном отчете.
Составление бюджета движения денег
В созданном документе бюджета указываются статьи для плановых поступлений и платежей. В версии «ПРОФ» появляется дополнительная возможность составлять БДДС по каждому подразделению.
Так как плановые суммы для бюджета часто рассчитывают в Excel, функционал 1С:Управляющего позволяет загружать данные из электронных таблиц прямо в документ бюджета.
Сравнение плана и факта
Для сравнения плановых и фактических показателей предназначен отчет «План-фактный анализ». В нем отражаются консолидированные данные о реальных поступлениях и платежах, а также информация из готовых бюджетов. Показатели сравниваются между собой по статьям движения денег, а при необходимости и по подразделениям компании. Отчет можно просматривать как в виде таблицы, так и виде наглядной диаграммы.
Оперативное планирование денег
При оперативном планировании точно известно, когда нужно заплатить деньги, кому и сколько. Специально для планирования конкретных платежей в 1С Управляющем есть Система заявок.
Заявки на платежи
Система казначейских заявок — это самый популярный функционал для управления платежами компании. Идея системы в том, что финансовый менеджер или сотрудники линейных отделов составляют в программе заявки на платежи. Далее они проходят этапы согласования, утверждения и исполнения. При необходимости сумма заявки сравнивается с доступным бюджетом ДДС, о котором мы писали выше.
Когда заявка создана, она утверждается руководством. Но есть и более сложный вариант, когда до утверждения заявка согласуется другими ответственными лицами — все зависит от размера компании и ее системы принятия решений. Если заявку утвердили, прямо в 1С:Управляющем можно сформировать платежное поручение.
Регулярные платежи
У каждой компании есть постоянные платежи, такие как аренда, зарплата, проценты по кредиту и тому подобное. Специально для таких оплат в 1С:Управляющем можно настроить автоматическое создание заявок. В итоге заявки на регулярные платежи, а при необходимости и поступления, могут автоматически формироваться ежемесячно, а также каждый квартал и даже год.
Платежный календарь
Чтобы запланировать оплату заявки, нужно выбрать дату и расчетный счет, с которого будет совершен платеж. Для этого в программах для учета движения денежных средств предусмотрен платежный календарь. Так, в Платежном календаре 1С:Управляющего отображаются все утвержденные заявки, которые можно перемещать между датами и расчетными счетами с помощью мышки.
Когда заявка перемещена, программа автоматически пересчитывает конечные остатки. Если на расчетном счете недостаточно средств для оплаты, остатки будут отрицательными и покажут увидит кассовый разрыв. Чтобы его обойти достаточно переместить заявку на другую дату или расчетный счет. Подробнее о работе с Платежным календарем и инструментами планирования можно прочитать здесь.
Настройка прав доступа
«Невидимая» касса
Как мы писали выше, в 1С:Управляющем создан простой интерфейс, который позволяет даже директору компании самостоятельно вести в программе свою кассу. При этом доступ к кассе можно настроить таким образом, чтобы скрыть ее от любопытных пользователей программы. Денежные операции будут учитываться в общих денежных потоках, но без доступа к кассе увидеть эти данные будет нельзя.
Пользователи, которые работали в других программах 1С, знают, что настройка доступа — дело непростое. Для этого привлекают специалистов, которые обычно открывают конфигуратор и в течение долгого времени представляют нужные галочки. Но в случае с 1С:Управляющим настройка доступа реализована гораздо проще.
Простая и самостоятельная настройка
В 1С:Управляющем настроить права доступа может сам финансовый директор, который работает в программе. В этом случае вся настройка выполняется прямо в пользовательском интерфейсе.
Инструменты для работы с правами доступа находятся в разделе «Настройки». Здесь можно зарегистрировать нового пользователя программы и назначить его либо «управляющим», либо «оператором». В первом случае пользователю доступны все возможности функционала, а во втором только то, что ему разрешил «управляющий».
Доступ к данным
В программе настраиваются два вида доступа. Во-первых, можно настроить доступ к функционалу, то есть разрешить работу документами, справочниками и отчетами из конкретных разделов программы. Во-вторых, есть возможность настроить доступ к объектам учета: кассам и расчетным счетам.
В версии «ПРОФ» настроить доступ можно и к определенным подразделениям. Так пользователи программы смогут создавать заявки и бюджеты движения денежных средств только по своему подразделению, а доступа к учету и планированию по другим подразделениям у их не будет.
