Когда на предприятии появляется финансовый директор, на него сыплется множество задач. Ему нужно вести управленческий учет и консолидировать данные, заниматься оперативным и долгосрочным финансовым планированием, а также готовить итоговую отчетность. И хотя у финансового директора есть нужный опыт и квалификация, у него зачастую нет инструмента, который помог бы решать все эти задачи.
Какая программа решит все задачи учета финансов
Традиционным инструментом финансового директора можно считать электронные таблицы. В них собирают информацию из разных источников, приводят в пригодный для управленческого учета вид и компонуют в финансовые отчеты. Но у работы в таблицах есть фундаментальный недостаток: этот процесс лишен автоматизации, а финансовый директор лишен единой базы, где все данные для управленческого учета могут храниться взаимосвязано.
Конечно, на рынке программного обеспечения есть ERP-системы, которые объединяют в себе множество инструментов для ведения учета. В них параллельно работают бухгалтера, менеджеры и другие специалисты. При этом внедрение такого ПО — долгий и дорогостоящий процесс, который начинают с блока продаж или бухучета. А вот задачи управленческого учета автоматизируют в последнюю очередь, поэтому финансовый директор рискует не дождаться нужных ему инструментов.
Универсальным инструментом для финансового директора может стать 1С:Управляющий. Программа позволит вести управленческий учет всех финансов организации, консолидировать данные, осуществлять финансовое планирование и автоматически формировать итоговую отчетность.
Как объединить данные из разных источников
Когда финансовый директор готовил отчетность вручную, он мог работать только с итоговыми суммами из разных программ. Но современные технологии позволяют решать эту задачу на другом уровне. Благодаря импорту в 1С:Управляющий можно загружать данные не в виде итоговых сумм, а в виде хозяйственных операций. В результате все операции будут храниться в общей базе программы, что позволит формировать на их основе любую итоговую отчетность.
Импорт операций в единую базу
Чтобы собрать нужные хозяйственные операции в 1С:Управляющем, в программе создан механизм импорта, который позволяет загружать в систему данные из разных программ 1С. Причем в процессе импорта можно выбрать, какие именно операции выгрузить из конкретной программы, например, часть данных финдиректор сможет взять из 1С:Бухгалтерии, а часть из 1С:Торговли и 1С:Зарплаты.
При необходимости импортированные операции легко скорректировать вручную. Это возможно, так как операции из документов исходной программы всегда загружаются в аналогичные документы 1С:Управляющего. Кроме того, часть операций можно занести в программу вручную.
Настройка управленческой аналитики
Одна из ключевых целей управленческого учета — понять, что в бизнесе рентабельно, а что нет. В 1С:Управляющем для этого есть две сквозные аналитики, которые позволят оценить доходы, расходы и прибыль бизнеса в двух плоскостях. Аналитика «Виды бизнеса» покажет рентабельность направлений деятельности или проектов компании. А аналитика «Подразделения» поможет оценить, какую прибыль приносят конкретные подразделения по каждому виду бизнеса.
При импорте в 1С:Управляющий можно решить, какую аналитику из бухгалтерских и торговых программ выгрузить в качестве видов бизнеса и подразделений. Так, при импорте из 1С:Бухгалтерии видами бизнеса могут стать номенклатурные группы, а подразделениями — организации.
Какой бы разноплановой ни была бухгалтерская аналитика и в каких бы базах она ни находилась, 1С:Управляющий позволит объединить ее в одной программе и при необходимости адаптировать под задачи управленческого учета финансов любой организации. Узнать больше о консолидации данных в 1С:Управляющем можно по этой ссылке.
Как эффективно контролировать рентабельность
1С:Управляющий — это универсальный инструмент. Программу можно использовать только для отражения денежных операций (CashFlow) организации, или же вести в ней полный контур учета финансов и определять доходы и расходы методом начисления (P&L). Второй вариант позволяет контролировать рентабельность как в целом по бизнесу, так и по видам бизнеса, то есть по направлениям деятельности или проектам.
Рентабельность видов бизнеса
При отражении реализации товаров или услуг в документах 1С:Управляющего всегда указывается вид бизнеса, по которому фиксируются доходы. Что касается расходов, то они могут быть двух видов: прямые и общие. Прямые расходы можно сразу отнести на определенный вид бизнеса, а вот общие расходы накапливаются и в конце месяца распределяются на прямые. После этого в 1С:Управляющем можно сформировать достоверный отчет о структуре рентабельности всего бизнеса.
Рентабельность подразделений
Контролировать рентабельность в 1С:Управляющем можно не только по видам бизнеса, но и по подразделениям. Данная аналитика доступна в версии ПРОФ и позволяет анализировать доходы и расходы структурных подразделений компании. Причем эта аналитика не заменяет виды бизнеса, а используется одновременно с ними.
В 1С:Управляющем анализировать рентабельность можно одновременно по видам бизнеса и подразделениям. Благодаря этому отчетность покажет, как сработали разные подразделения внутри видов бизнеса, и наоборот, насколько рентабельны виды бизнеса в каждом подразделении.
Помимо отчет для анализа рентабельности в 1С:Управляющем также формируется отчет о денежных потоках и консолидированный управленческий баланс. Об иcпользовании этих отчетов подробно рассказывается здесь.
Как оперативно управлять денежными средствами
Помимо учета фактических операций, 1С:Управляющий позволяет финансовому директору оперативно планировать денежные средства. У отделов компании всегда есть требования на оплату материалов, услуг подрядчиков и банальных офисных принадлежностей. Оперативно обрабатывать их позволит Казначейская система, где руководители отделов могут централизованно создавать заявки на платежи и направлять финансовому директору.
Работа с заявками на платежи
Заявки в 1С:Управляющем могут создаваться как руководителями отделов с соответствующими правами доступа, так и самим финансовым директором. Каждая новая заявка проходит в программе через обязательный процесс согласования и утверждения.
Если платеж требуется согласовать с одним или несколькими ответственными лицами, прямо в форме заявки для этого есть специальная закладка. А утвердить платеж в 1С:Управляющем может руководитель или же финансовый директор. При необходимости программа позволит сравнить сумму заявки с доступным бюджетом движения денег.
Казначейская система помогает собрать в одном месте заявки на оплату со всего предприятия. Это позволяет централизованно обрабатывать их и в дальнейшем спланировать их оплату с помощью Платежного календаря.
Составление платежного календаря
Для оплаты заявки нужно решить, когда совершить платеж и с какого расчетного счета. Эти задачи в 1С:Управляющем решает платежный календарь, где выводятся все плановые поступления и платежи денег на каждый день. С помощью мышки заявки удобно перемещать между датами и расчетными счетами, а программа автоматически определит, хватит ли денег на их оплату. Подробнее о работе с календарем и о предотвращении кассовых разрывов можно прочитать здесь.
Как работать с бюджетами и сравнивать их с фактом
С помощью 1С:Управляющего все данные о фактических операциях можно собрать в единой программе для учета всех финансов организации. Но помимо отражения реальных операций, одной из задач управленческого учета является план-фактный анализ. И гораздо удобнее, чтобы фактические и плановые данные можно было сравнивать между собой в одной программе. Для этого в 1С:Управляющем предусмотрен функционал для составления БДР и БДДС.
Заполнение бюджетов
Заполнять финансовые бюджеты в 1С:Управляющем можно как вручную, так и с помощью импорта данных из электронных таблиц. БДР и БДДС заносятся в программу отдельными документами на каждый месяц, а чтобы увидеть консолидированный бюджет на несколько месяцев можно воспользоваться отчетом «План-фактный анализ».
Проведение план-фактного анализа
Основной задачей отчета «План-фактный анализ» является сравнение фактических и плановых оборотов за месяц или другой указанный период. Дополнительно в программе есть второй отчет «Исполнение бюджета», который позволяет отследить фактическое выполнение бюджета по конкретной выбранной статье.
