На крупных и небольших предприятиях разные требования к программам, которые автоматизируют работу экономистов. Крупные компании подбирают учетную систему, которая в первую очередь позволит наладить внутренний документооборот и разграничить доступ к информации. А в приоритете небольших компаний находится производительность труда, поэтому экономисту требуется программа финансового учета, которая оптимизирует его работу.
Программа, которая оптимизирует работу экономиста
В небольших компаниях на плечи экономиста часто ложатся самые разнообразные задачи, и практически все из них можно решить с помощью 1С:Управляющего. Тем не менее, в рамках данной статьи мы выделим три основных направления работы экономиста предприятия и поговорим об их автоматизации.
Одной из основных задач экономиста справедливо считать подготовку отчетов как о рентабельности всего бизнеса, так и его направлений деятельности, проектов или подразделений. Помимо этого экономист может заниматься планированием и контролем исполнения БДДС и БДР, а в проектных организациях составлять и сверять с фактом проектные сметы. Достаточно часто в зону ответственности экономиста входит и управление денежными средствами предприятия.
Решение для экономистов небольших предприятий
1С:Управляющий позволит оперативно формировать сводную отчетность о доходах, расходах и прибыли, составлять бюджеты и проводить план-фактный анализ, а также управлять деньгами компании с помощью системы казначейских заявок и платежного календаря.
Реальная рентабельность бизнеса
Когда речь идет о контроле за рентабельностью, предприятия могут ставить перед экономистами разные задачи. В одних компаниях руководителям более актуальны данные о прибыли направлений деятельности и бизнеса его подразделений, а в других — рентабельность каждого отдельного проекта. Получить и те и другие показатели поможет 1С:Управляющий.
Структура рентабельности предприятия
Руководителя бизнеса интересует не только общая сумма прибыли по предприятию, но и структура рентабельности. Поэтому учетная программа должна помочь экономисту предприятия подготовить отчет о том, какие направления деятельности, проекты, контракты или подразделения приносят бизнесу прибыль, а какие — убытки.
Две аналитики доходов и расходов
В 1С:Управляющем увидеть структуру рентабельности позволяют две аналитики. Основная аналитика, по которой ведут учет доходов, расходов и прибыли здесь называется «видами бизнеса». Ими могут быть проекты, контракты или направления деятельности компании.
В версии «ПРОФ» параллельно с видами бизнеса можно использовать дополнительную аналитику — подразделения. Отчет о финансовых результатах, сформированный сразу в двух разрезах аналитики покажет руководителю, насколько рентабельно каждое направление деятельности внутри каждого подразделения.
Консолидация данных
1С:Управляющий можно использовать как среду для консолидации данных из разных баз и по нескольким организациям. Для этого в систему импортируют хозяйственные операции из других программ 1С, а при необходимости вносят в них корректировки. Например, после импорта документы программы редактируют, чтобы подставить нужную управленческую аналитику. На основе всех хозяйственных операций программа позволит экономисту сформировать достоверную и консолидированную финансовую отчетность.
Анализ рентабельности каждого проекта
Для проектных организаций в 1С:Управляющем созданы специальные инструменты для анализа рентабельности проектов. Они становятся доступны, когда в программе включена опция проектного учета.
Контролировать прибыль и убытки проектов в 1С:Управляющем поможет отчет о финансовых результатах, где проекты будут указаны как виды бизнеса. А для анализа рентабельности работ внутри каждого проекта в программе предусмотрен отчет по маржинальности.
Маржинальность номенклатуры работ
Реализация каждого проекта включает в себя определенный перечень номенклатуры работ. С помощью 1С:Управляющего по каждой номенклатурной позиции можно учитывать доходы и накапливать расходы. Это позволит анализировать валовую прибыль, то есть маржинальность номенклатуры, в специальном отчете по проектам.
Данный отчет — это универсальный инструмент, который поможет анализировать маржинальность проектов в строительной отрасли, в ИТ-сфере и других проектных направлениях деятельности.
Бюджет предприятия и сметы проектов
Бюджет предприятия и план-факт
1С:Управляющий — подходящая программа для экономистов небольших предприятий, которые ведут БДР и БДДС. Здесь не придется тратить время на первоначальную настройку бюджетной модели, так как для формирования бюджетов используются уже готовые формы, которые устраивают большинство пользователей программы.
Оба бюджета в программе — это документы с минимумом полей, которые можно мгновенно заполнить, выгрузив данные из электронных таблиц. Для каждого бюджета 1С:Управляющий позволяет составлять неограниченное количество вариантов (сценариев), к примеру, оптимистичный, пессимистичный и так далее.
Для сравнения реальных показателей с фактом в 1С:Управляющем используется два наглядных отчета: «План-фактный анализ» и «Исполнение бюджета». Первый отчет позволяет сравнивать плановые и реальные обороты, а второй отражает хронологию исполнения определенных статьей бюджета.
В контексте составления бюджетов у каждого предприятия свои цели. В одних компаниях сотрудники финансово-экономического отдела формируют бюджет предприятия и его подразделений. На других предприятиях экономисты готовят бюджеты под каждый отдельный проект. Есть и третьи компании, где делают и то и другое.
1С:Управляющий позволяет работать с любыми бюджетами, будь то бюджет предприятия, подразделения или даже проекта.
Смета проекта, составление и контроль
Бюджет проекта в 1С:Управляющем напоминает знакомую многим проектным компаниям смету, в которой указана номенклатура доходов и расходов. В случае строительных организаций в бюджете можно указать номенклатуру работ и материалов, а в ИТ-компаниях номенклатурой могут быть этапы и виды работ программистов.
Проконтролировать исполнение проектной сметы в 1С:Управляющем поможет специализированный отчет «План-фактный анализ проекта». Он позволит сравнить запланированные доходы и расходы по номенклатуре, и при необходимости расшифровать каждую сумму до конкретной хозяйственной операции или строки бюджета.
Оперативное планирование денежных средств
Финансово-экономический отдел предприятия довольно часто занимается оперативным планированием денежных средств. Финансовые специалисты согласуют и контролируют оплату текущих потребностей компании, а также следят за перерасходом средств бюджета предприятия. Казначейская система 1С:Управляющего позволит без труда решать все эти задачи.
Система казначейских заявок
У каждого подразделения и отдела компании есть потребности, которые необходимо оплачивать. Требования на оплату поступают со всех концов предприятия в финансово-экономический отдел, где экономистам предстоит их обработать. Чтобы упорядочить этот процесс, в 1С:Управляющем есть казначейская система, где пользователи программы с соответствующим доступом могут создавать заявки на оплату.
Как правило, помимо самих финансовых специалистов, доступ созданию заявок имеют руководители линейных отделов. В форме заявки они могут указать назначение платежа, сумму, получателя и соответствующую статью. Кроме того, пользователи могут выбрать расчетный счет, с которого планируется совершить оплату. После этого в системе появится новая заявка со статусом «На рассмотрении».
Казначейство в программе поможет экономисту предприятия централизованно обрабатывать все созданные заявки. 1С:Управляющий позволит согласовать все планируемые платежи с ответственными лицами, утвердить их и в конце концов оплатить. При необходимости прямо из документа заявки можно будет узнать, укладывается ли сумма платежа в бюджет предприятия.
Сравнение с доступным бюджетом
Линейные руководители, которые заполняют заявку и ответственные лица, которые ее согласуют, могут сравнить сумму платежа с доступным бюджетом ДДС.
Что такое доступный бюджет? Доступный бюджет в 1С:Управляющем — это остаток бюджета на месяц по определенной статье. Дело в том, что к моменту создания новой заявки часть бюджета может быть израсходована, потому что в данном месяце по статье уже произведены оплаты и согласованы другие платежи. Если компания ведет БДДС, то прямо в заявке можно увидеть сумму доступного бюджета. А если платеж превысит лимит, в заявке отразится перерасход.
Согласование и утверждение заявок
Каждая заявка может проходить этапы согласования и утверждения. Согласование платежей обычно требуется в крупных компаниях, а на небольших предприятиях заявки могут сразу утверждаться руководителем. Прямо в документе заявки есть специальная закладка для согласования одним или несколькими ответственными лицами. Утверждать заявки удобно прямо из списка, выбрав сразу несколько и изменив их статус. Однако руководитель может делать это и в форме заявки.
Платежный календарь
Некоторым предприятиям особенно важно планировать даты поступлений и платежей из-за риска дефицита денег на счетах. Специально для этого в 1С:Управляющем есть платежный календарь. Он поможет экономистам распределять платежи между датами и расчетными счетами таким образом, чтобы в момент оплаты на счете компании были деньги.
С учетом всех плановых поступлений и утвержденных заявок платежный календарь рассчитывает конечные остатки на каждый день, что позволяет увидеть возможный «кассовый разрыв». Обойти «кассовый разрыв» можно одним движением мышки — достаточно передвинуть заявку на ту дату или тот расчетный счет, где достаточно средств для ее оплаты. Подробнее о том, как выглядит и работает платежный календарь в 1С:Управляющем, рассказано здесь.
В 1С:Управляющем есть дополнительная возможность формирования платежных поручений. Это может быть актуально финансовым сотрудникам, которые занимаются оплатой заявок сами, не обращаясь в бухгалтерию. Платежка формируется прямо из документа утвержденной заявки, а отправить ее в банк можно благодаря интеграции с системой Банк-клиента.
