На многих предприятиях учет бывает разбит между разными учетными программами. Менеджеры по продажам работают в 1С:Торговле, кадровики в 1С:Зарплате, бухгалтера — в 1С:Бухгалтерии. А если у предприятия больше одного юрлица, для каждого из них могут вести отдельную бухгалтерскую базу. Данные из всех этих источников нужно собрать воедино в целях управленческого учета, но как финансовому директору автоматизировать этот процесс?
Как собрать всю информацию в одном месте?
Традиционный подход к сбору данных для управленческого учета знаком любому финдиректору — в электронные таблицы последовательно заносят итоговые суммы из программ 1С. За основу берут данные из 1С:Бухгалтерии и при необходимости дополняют их более точной информацией из 1С:Торговли и реальными суммами оплаты труда из 1С:Зарплаты. Очевидно, что такой кропотливый подход себя исчерпал и имеет достаточно минусов, которые нет необходимости перечислять.
Автоматизация управленческого учета с помощью 1С Управляющего
Технологии автоматизации позволяют финансовому директору уйти от электронных таблиц. Современное ПО поможет автоматизировать управленческий учет и консолидировать данные из разных программ 1С для получения отчетности.
Для решения этих задач создан 1С:Управляющий — программа, которая является средой консолидации финансового учета. С ее помощью финансовый директор сможет автоматизировать сбор данных из различных популярных программ 1С.
Новый подход к работе с данными возможен благодаря импорту хозяйственных операций, которые можно загрузить в 1С:Управляющий из других программ 1С. Все операции будут храниться в единой базе, что позволит программе автоматически строить любую консолидированную отчетность.
Можно ли заносить данные вручную?
Хотя импорт — это наиболее актуальный способ занесения информации в 1С:Управляющий, довольно часто хозяйственные операции требуется указывать вручную. К примеру данные, которые не проходят по бухучету, такие как управленческая зарплата или операции с имуществом, оформленным на физлицо. Функционал 1С:Управляющего предусматривает такие случаи и позволяет отразить в документах программы практически любые виды хозяйственных операций.
Как избежать дублирования при импорте данных?
Хозяйственные операции в двух разных программах могут дублировать друг друга. К примеру, товарный учет ведут как 1С:Бухгалтерии, так и в 1С:Торговле. Если финансовый директор будет выгружать данные сразу из обеих программ, может возникнуть проблема дублирования данных, то есть задвоения оборотов. Возможности 1С:Управляющего позволяют решить ее прямо во время импорта.
Гибкая система фильтров
Непосредственно в помощнике импорта есть возможность отфильтровать хозяйственные операции по видам документов и решить, какие именно операции импортировать из конкретной программы. Это удобно, если основной массив данных планируется выгрузить из бухгалтерской базы, а, например, товарные операции импортировать отдельно из 1С:Торговли.
Бывает, что реальные операции с некоторыми контрагентами или номенклатурными позициями отличаются от операций в бухгалтерском учете. В этом случае их не нужно импортировать из 1С:Бухгалтерии, так как финансовый директор учитывает их отдельно вручную. Для таких случаев в 1С:Управляющем можно отфильтровать хозяйственные операции по конкретным наименованиям номенклатуры или контрагенту, чтобы исключить их из импорта.
Как получить нужную детализацию данных?
Данные, которые финдиректор выгружает из других программ, не всегда имеют подходящий для него вид — например, детализированная номенклатура в 1С:Торговле. При автоматизации управленческого учета в 1С:Управляющем степень детализации не так важна, потому что она не влияет на финансовые показатели бизнеса. Это дает финансовому директору возможность детализировать учет по-своему.
Укрупнение номенклатурных позиций
Вести учет номенклатуры финансовому директору гораздо удобнее в виде номенклатурных групп, то есть в укрупненном виде. Например, ассортимент магазина бытовой техники можно обобщить до позиций «Стиральные машины», «Телевизоры» и так далее. В 1С:Управляющем сделать это поможет опция «Суммового учета». Она позволяет импортировать номенклатуру только в укрупненном виде, без указания количества.
С помощью 1С:Управляющего финансовый директор сможет организовать учет с нужной ему аналитикой и детализацией. Программа поможет адаптировать данные из других продуктов 1С под потребности управленческого финансового учета.
Финансовому директору вовсе не обязательно контролировать все существующие аспекты учета. К примеру, в 1С:Торговле ведется складской учет и фиксируются перемещения товара с одного склада на другой. Вряд ли финдиректору нужно импортировать эту информацию в 1С:Управляющий, потому что она никак не влияет на финансовые показатели бизнеса.
Как настроить управленческую аналитику?
Аналитика доходов и расходов
Одна из главных целей управленческого учета — понять, какие направления деятельности, проекты или подразделения рентабельны, а какие нет. Для этого в 1С:Управляющем есть две сквозные аналитики доходов и расходов: «Виды бизнеса» и «Подразделения». Сложность в том, что в других программах 1С может не оказаться прямых аналогов для этих аналитик.
В этой ситуации в качестве аналитики 1С:Управляющего можно импортировать другие справочники из 1С:Бухгалтерии или 1С:Торговли. К примеру, в 1С:Бухгалтерии доходы и расходы учитываются по «номенклатурным группам», которые часто соответствуют направлениям деятельности компании. При загрузке данных эту аналитику можно указать в качестве «видов бизнеса» 1С:Управляющего. Что касается подразделений, то ими могут стать, например, «организации» из 1С:Бухгалтерии.
Подмена элементов аналитики
Помимо глобальной настройки аналитики, во время загрузки данных можно настроить импорт конкретных элементов справочников. Это позволит подменять элементы справочников из исходной программы на элементы справочников 1С:Управляющего.
Такая настройка может быть удобна, например, при импорте из 1С:Бухгалтерии. В бухгалтерской базе может быть несколько номенклатурных групп: «Хлебобулочные», «Мясо-молочные» и «Винно-водочные». При импорте в 1С:Управляющий все эти группы можно объединить в один элемент «розничная торговля».
Какие финансовые отчеты можно получить?
Итак, в целях автоматизации управленческого учета хозяйственные операции из разных программ 1С импортированы в соответствующие документы 1С:Управляющего. После проведения документов вся информация из них записалась в учетные данные программы, а значит 1С:Управляющий готов формировать отчетность.
Источником данных для отчетов 1С:Управляющего являются хозяйственные операции, загруженные из других программ 1С. На их основе программа формирует как итоговую финансовую отчетность (CashFlow, P&L и Баланс), так и отчеты с различной детализированной информацией.
Итоговая финансовая отчетность
1С:Управляющий позволяет вести учет как кассовым методом, так и методом начисления. При кассовом методе ведется учет только денежных потоков, которые в 1С:Управляющем можно проанализировать с помощью отчета о движении денег (CashFlow). Когда используется метод начисления, все доходы и расходы бизнеса учитываются по факту их отгрузки. Оценить доходы, расходы и прибыль бизнеса в 1С:Управляющем поможет отчет о финансовых результатах (P&L).
На основе всех загруженных хозяйственных операций программа также формирует консолидированный Управленческий баланс. В этом отчете отражаются все активы и пассивы, из которых на данный момент состоит предприятие. А при импорте из разных программ 1С баланс позволяет проверить, все ли данные загружены в 1С:Управляющий. Если активы и пассивы баланса не сходятся, часть хозяйственных операций может отсутствовать в программе и их нужно довнести.
Детализация до конкретных хозяйственных операций
В 1С:Управляющем финансовый директор сможет найти полный набор отчетности для управленческого учета. В программе созданы отчеты, которые детализируют итоговые финансовые показатели, а также позволяют просматривать операции с конкретными контрагентами или же движение определенного товара по складам.
Благодаря импорту хозяйственных операций в 1С:Управляющий позволяет автоматизировать управленческий учет на основе данных из других программ 1С. Это современный подход к ведению учета, поэтому всё больше и больше финансовых директоров используют 1С:Управляющий в качестве среды консолидации управленческого финансового учета.
