В наше время нетрудно подобрать десяток продуктов для автоматизации управленческого учета, все же рынок пестрит различными программами и сервисами. Настоящая проблема — найти в этом разнообразии решение, которое подойдет конкретному бизнесу. В статье расскажем о том, какой управленческий учет можно автоматизировать и как подобрать нужный программный продукт.
Двуликий управленческий учет
Управленческий учет, в отличие от бухгалтерского, ориентирован на решение внутренних задач. Задач может быть много и они отличаются в зависимости от специфики деятельности предприятия, а также от приоритетов руководства. Поэтому логично, что управленческий учет тоже может быть разным для каждого бизнеса. Тем не менее в контексте автоматизации выделяют два вида учета: управленческий оперативный и управленческий финансовый.
- Управленческий оперативный учет
Пример управленческого оперативного учета можно увидеть в кассовом зале супермаркета. Здесь специализированная программа позволяет учитывать проданные товары в режиме реального времени, контролировать остатки на складах, заносить данные о скидках, бонусах, и планировать закупки. При необходимости менеджеры по продажам могут выставлять счета и контролировать их оплату и исполнение.
- Управленческий финансовый учет
Представим себе бизнес, который разбит на несколько юридических лиц. Собственник при этом один и ему нужно знать, как в бизнесе идут дела. Программа финансового учета поможет консолидировать информацию о бизнесе, формировать финансовую отчетность и видеть рентабельность направлений деятельности или проектов. Кроме того появится возможность составлять бюджеты и управлять деньгами компании.
Виды управленческого учета отличаются друг от друга не только целями, но и ориентацией на разных пользователей. Управленческий оперативный учет используют менеджеры по продажам, маркетологи и кладовщики, а управленческий финансовый учет — финансовые менеджеры, директора и собственники предприятий.
Сервисы или программы 1С: что лучше подойдет бизнесу
Как было сказано выше, управленческий учет делится на оперативный и финансовый. Что касается оперативного учета, то его автоматизируют в основном с помощью программ фирмы 1С, так как подходящих сервисов на рынке практически нет. А вот в финансовом секторе сервисы, наоборот, пользуются популярностью и ниже мы поговорим об их особенностях.
Финансовый сервис — полноценный учет только денежных средств
Сервисов для финансового учета создано много и они постоянно совершенствуются. У сервисов приятный и интуитивно понятный интерфейс, а главное — не нужно быть финансовым специалистом, чтобы начать в них работать. Но в процессе использования становится заметно, что хотя функционал сервисов шире электронных таблиц, его достаточно только для учета денег. Автоматизировать полный контур финансового учета сервисы пока не могут.
На сайтах сервисов, конечно, сказано, что их функционал позволяет составлять Отчет о финансовых результатах и даже Управленческий баланс. Только формируются они суррогатными способами, которые не имеют ничего общего с классическим финансовым учетом. К примеру, чтобы получить отчет P&L, у многих сервисов нужно вручную указывать дату фактической отгрузки в каждой денежной операции. Но даже в этом случае достоверность отчета будет под вопросом.
Финансовый сервис
Наглядное и удобное решение для руководителей микробизнеса или индивидуальных предпринимателей, которые самостоятельно ведут учет.
Программа финансового учета
Профессиональный инструмент для финансового специалиста, который ведет учет в компании численностью от 20-ти сотрудников и выше.
Программы 1С для управленческого учета
В отличие от сервисов, с помощью программного обеспечения можно автоматизировать как оперативный, так и финансовый учет. В российских реалиях самым популярным разработчиком таких программ остается фирма 1С. К примеру, для оперативного учета создана известная многим 1С:Торговля, а также несколько десятков отраслевых решений.
Профессиональным решением для автоматизации финансового учета является программа 1С:Управляющий. Здесь можно вести полноценный учет денежных потоков, а также определять доходы и расходы методом начисления. Отчет о прибылях и убытках и Управленческий баланс формируются достоверно и согласно классическим принципам финансового учета.
Можно ли автоматизировать сразу всё?
Многим хочется найти комплексную программу, которая подошла бы и менеджеру по продажам, и финансовому директору, и даже бухгалтеру. Такие решения действительно есть, их называют ERP-системами. Как показывает практика, работать в этих системах нелегко из-за обилия функций и связей, а процесс автоматизации обходится дорого. Другими словами, в неумелых руках затраты на внедрение системы часто превышают экономический эффект от ее использования.
Хотя комплексные системы и являются универсальным решением, можно исключить множество рисков если автоматизировать каждый вид учета отдельно. И более правильно начать с управленческого оперативного учета.
Автоматизация управленческого оперативного учета
Операционная деятельность
С помощью программ управленческого оперативного учета автоматизируют основную операционную деятельность, которая напрямую связана с производством продукции, продажей товаров или услуг. И чем лучше оптимизированы основные бизнес-процессы, тем эффективнее предприятие будет работать и приносить доход.
Важно понимать, что инвестиционная и финансовая деятельность компании находится за рамками задач оперативного учета. Это уже прерогатива программ финансового учета.
Своя программа для каждой сферы бизнеса
Не секрет, что бизнес-процессы отличаются от отрасли к отрасли, так что случае с оперативным учетом нельзя назвать какой-то один программный продукт, подходящий каждому бизнесу. Свои инструменты нужны в любой сфере: торговля, логистика и грузоперевозки, ЖКХ, фитнес и медицина, охранные услуги. Очевидно, что логика ведения учета в этих отраслях принципиально разная, а значит функционал программ должен отличаться.
Чем больше информации о клиентах, тем лучше
В оперативном учете, в отличие от финансового, важна не точность, а объем данных. Для сбора информации о клиентах существуют CRM-системы, которые должны быть либо в самой учетной программе, либо взаимодействовать с ней.
Для оперативного учета зачастую важна информация о дне рождении, возрасте, профессии, увлечениях и семейном положении заказчиков. Современные программы позволяют накапливать эти данные, чтобы с их помощью улучшать продажи, повысить продуктивность менеджеров и получить конкурентное преимущество компании на рынке.
Управленческий оперативный учет позволяет превратить беспорядочную толпу сотрудников в эффективный трудовой коллектив, где каждый знает, что ему делать и генерирует выручку.
Автоматизация управленческого финансового учета
Финансовый учет
Каким бы видом бизнеса не занималась компания, у нее всегда будут доходы и расходы. Точно так же у каждого предприятия есть активы и пассивы, и денежные операции через кассу или банк. В этом плане компании всегда похожи между собой, поэтому и финансовый учет для всех одинаковый. Это главным образом отличает его от оперативного.
От автоматизации управленческого финансового учета зависит качество работы финансовых менеджеров. Именно в их зоне ответственности находится внутренний учет, который ориентирован на топ-менеджмент и собственников бизнеса.
Учет в интересах руководителей и собственников
Финансовый учет может быть не только управленческим, но и бухгалтерским. Бухучет регламентирован законодательством, а информация в нем предназначена для внешнего потребителя, то есть для фискальных органов. В противоположность этому, управленческий финансовый учет ориентирован на внутренних потребителей. В данном случае это собственники и руководители, которым нужно контролировать свой бизнес.
Финансовая отчетность для контроля за бизнесом
Чтобы объективно оценить состояние бизнеса, руководителю нужно регулярно обращаться к итоговой финансовой отчетности. К ней относятся отчеты Cashflow, Финансовые результаты и Управленческий баланс.
Отчет о финансовых результатах показывает насколько рентабельны направления деятельности компании и ее подразделения. С помощью отчета о денежных потоках можно контролировать поступления и платежи денег в разных аналитических разрезах. Наконец, баланс необходим, чтобы следить за активами и пассивами предприятия.
Финансовый учет можно сравнить с навигатором, с помощью которого руководитель задает направления развития компании и контролирует достижение бизнес-целей.
Какую программу использовать для финансового планирования
В контексте автоматизации управленческого учета нужно отдельно упомянуть оперативное планирование денежных средств или оперативное финансовое планирование. Как видно из названия, такой вид планирования можно отнести как к оперативному, так и к финансовому учету.
Для оперативного планирования денежных средств существует два инструмента: система казначейских заявок и платежный календарь. Казначейство позволяет упорядочить заявки на оплату нужд компании, а также наладить процесс их согласования и утверждения. Платежный календарь помогает распределять заявки по датам и таким образом обходить «кассовые разрывы».
Там, где удобнее создавать заявки
Выбор программы для финансового планирования всегда зависит от специфики деятельности компании. Например, в проектном бизнесе процесс планирования поступлений и платежей обычно завязан на менеджерах проектов, которые составляют заявки в программе управленческого оперативного учета. Поэтому финансовому директору будет удобнее обрабатывать заявки в той же программе.
Другая ситуация может возникнуть на предприятии, которое не ведет проектную деятельность. Здесь нет необходимости заниматься планированием поступлений и платежей под каждый проект, так что гораздо удобнее, чтобы менеджеры заполняли заявки в программе управленческого финансового учета, где работает финдиректор.
Как взаимодействуют программы внутри предприятия
Очевидно, что вручную заносить дублирующие данные в несколько разных программ является плохой идеей. Более правильным и эффективным способом для этого является импорт из других программ. При этом процесс импорта проще наладить, если все программы работают в рамках одной платформы, как в случае с продуктами 1С.
Выше мы говорили о различиях программ для автоматизации управленческого учета. Далее обсудим их взаимодействие между собой, а также с программой бухучета.
Синхронизация данных (двусторонний обмен)
Существует два способа взаимодействия конфигураций между собой: двусторонний и односторонний. Двусторонний обмен принято называть «синхронизацией». В этом случае две программы работают автономно и в определенный момент синхронизируются для обмена информацией между собой.
К примеру, в 1С:Управление торговлей заносят нового контрагента и благодаря обмену данными контрагент появляется в базе 1С:Бухгалтерии. А если бухгалтер переименует контрагента, его наименование в 1С:Торговле автоматически изменится при следующей синхронизации.
Импорт данных (односторонняя передача данных)
Синхронизация не подойдет в ситуации, когда данные из бухучета выгружают в программу управленческого учета. В этой программе данные редактируются и дополняются операциями, которые не проходят по бухучету. В этом случае нельзя допустить, чтобы измененные данные выгрузились обратно в бухгалтерскую программу.
Поэтому при переносе данных из бухучета в программу управленческого учета, как правило, актуален импорт, а не синхронизация. При импорте передача данных осуществляется только в одну сторону, так что отредактированные данные не будут автоматически перенесены в бухгалтерскую программу.
Для полноценного обмена данными важно, чтобы программы управленческого и бухгалтерского учета работали на одной платформе, такой как 1С:Предприятие 8. Только в этом случае возможен перенос практически всех существующих хозяйственных операций.
Примеры организации учета на разных предприятиях
Куда проще определиться с программой для автоматизации, когда перед глазами есть конкретные примеры. Ниже мы рассмотрим, как три разных бизнеса могут автоматизировать свои учетные задачи.
Финансовый сервис для малого бизнеса
Представим себе совсем небольшой бизнес, например парикмахерскую. Она оказывает услуги и сразу же получает оплату от клиентов, то есть авансы маловероятны. Оплаты поставщикам обычно происходят по факту поступления товаров, поэтому задолженностей у парикмахерской практически нет. В этом случае поступления и платежи денег будут совпадать с доходами и расходами бизнеса, а значит бизнесу подойдет один из финансовых сервисов.
Отраслевая программа для транспортной компании
Теперь перед нами молодая транспортная компания. В первую очередь ей нужно наладить контроль за заказами, навести порядок в учете автомобилей, топлива, ремонта и техобслуживания, то есть во всех основных бизнес-процессах. Для этого необходима программа управленческого оперативного учета.
А когда предприятие вырастет до определенного уровня и у него появятся направления деятельности, филиалы и потребность в финансовом директоре, можно будет задуматься об автоматизации финансового учета.
Программа финансового учета для строительного бизнеса
Рассмотрим пример со строительной организацией. Строительство — это проектная сфера бизнеса, где нужно учитывать материалы, начислять амортизацию и правильно распределять зарплату рабочих между проектами, чтобы видеть корректную рентабельность каждого объекта строительства. Ко всему этому добавляется нерегулярность платежей, незавершенное производство и несоответствие реальных данных бухучету.
Бизнесу с такой спецификой ни при каких условиях не хватит функционала финансовых сервисов. Здесь необходима только программа управленческого финансового учета. Для предприятий численностью до двухсот сотрудников подойдет 1С:Управляющий. А более крупным компаниям подойдут комплексные учетные системы для строительной сферы.
