В данной статье мы обсудим как 1С Управляющий поможет решить специфические задачи управленческого учета в строительстве. В первую очередь программа подойдет строительным компаниям средних масштабов. Это могут быть предприятия, занятые в сфере электромонтажных и сантехнических работ и другие специализированные подрядные организации.
Пообъектный управленческий учет в строительстве
Никого не удивят слова о том, что управленческий учет в сфере строительства отличается от учета в других отраслях. Его особенности связаны с необходимостью вести учет по объектам строительства, то есть по проектам. Поэтому первое, что мы рекомендуем сделать строительным организациям при работе с 1С:Управляющим — это включить опцию «Учет по проектам». Она адаптирует функционал программы под специфику пообъектного учета и добавит нужные инструменты.
Что позволяет опция проектного учета
- Программа начинает учитывать доходы и расходы не по видам бизнеса, а по проектам. В справочнике «Проекты» для каждого объекта строительства можно занести строительную смету и график поступлений денег от заказчика.
- Для сравнения фактических затрат на строительные работы с данными из сметы, можно использовать отчет «План-фактный анализ проекта». В нем отражаются плановые и фактические доходы и расходы по номенклатуре.
- Специальные отчеты помогут сравнить плановый график поступлений по проекту с фактическими платежами заказчика. Это позволяет узнать оставшиеся суммы к оплате и контролировать возможные задержки платежей.
- 1С:Управляющий учитывает по проектам доходы и прямые расходы, а также позволяет распределять общие расходы на проекты. В результате в программе можно получить отчет о рентабельности каждого объекта строительства.
Включение параметра «Учет по проектам» в 1С Управляющем адаптирует программу для ведения управленческого учета в строительстве. Расширенный функционал позволит составлять сметы, контролировать оплату и выполнение работ, оценивать рентабельность объектов строительства.
Смета строительных работ
Смета лежит в основе практически любого строительного проекта. Конечно, некоторые предприятия ведут учет только фактических операций по проектам и смета им не требуется, но для подавляющего большинства строительных компаний она остается отправной точкой ведения проекта. Бюджет проекта в 1С:Управляющем представлен в виде именно такой сметы. Доходы и расходы проекта здесь отражаются по номенклатуре строительных материалов и работ.
Загрузка сметы из электронных таблиц
Строительную смету можно загрузить в форму бюджета прямо из электронных таблиц. В процессе откроется специальный помощник для переноса данных в промежуточную таблицу, где при необходимости данные можно будет адаптировать под структуру бюджета 1С:Управляющего. Так как бюджет в программе максимально приближен к проектной смете, из таблиц можно загружать не только строки, но и разделы, чтобы сохранить исходную структуру сметы.
Кроме того, после загрузки сметы в бюджет, 1С:Управляющий позволяет заполнять документы поступления и списания материалов, счета на оплату, а также документы отгрузки, отражающие выполнение строительных работ.
Отражение выполненных строительных работ
Какие задачи может решать программа?
Кроме финансовой службы, в 1С:Управляющем может работать и планово-производственный отдел компании. Ему нужно анализировать, какие работы были выполнены по проекту и какие именно материалы на них ушли. Для этого в программу заносят строительную смету и проводят ее план-фактный анализ.
Иначе обстоит ситуация, когда 1С:Управляющий использует только финансовая служба. Для оценки финансовых показателей ее интересует общая сумма выполненных работ по этапу проекта, а не детальная информация по каждой номенклатурной позиции из сметы. Поэтому смета проекта не используется.
В 1С:Управляющем есть два подхода к отражению выполненных строительных работ. Их использование зависит от того, заносится ли в 1С Управляющий смета или же ее не используют при ведении управленческого учета.
Два способа отражения выполненных работ
Первый способ актуален для тех, кто проводит в 1С:Управляющем план-фактный анализ указанных в смете работ. В этом случае документ отгрузки заполняется так же подробно, как смета, с указанием каждого вида выполненных работ и затраченных материалов. Для удобства документ отгрузки можно создать прямо из строительной сметы.
Второй способ подойдет только финансовым специалистам, для которых смета неактуальна. Достаточно создать обобщенную номенклатурную позицию, например «Электромонтажные работы» и занести ее в документ отгрузки с указанием проекта. Это позволит одновременно отразить весь объем выполненных работ по этапу строительства. Но при этом нужно будет отдельным документом списать материалы на прямые расходы проекта.
Контроль материалов при выполнении строительных работ
В бухгалтерском учете материалы полностью списываются на основании бухгалтерских подтверждающих документов, но по факту не все материалы могут быть использованы в ходе строительства. В управленческом учете материальные затраты отражаются на основании фактического расхода, что позволяет наладить достоверный учет материалов на предприятии.
1С Управляющий — это программа, которая поможет компании организовать достоверный управленческий учет строительных материалов и относить их на расходы соответствующих объектов строительства. В программе создано множество отчетов по номенклатуре материалов, которые удовлетворят любые потребности строительных компаний.
План-фактный анализ работ и материалов
Когда в 1С:Управляющий заносят смету и на ее основании подробно заполняют документы отгрузки, в программе появляется возможность проводить план-фактный анализ строительной сметы. Для этого в 1С:Управляющем есть соответствующий отчет, где в рамках проекта можно сравнить плановые и фактические показатели по номенклатуре материалов и работ.
Учет строительной техники и инструмента
1С:Управляющий позволяет учитывать любое имущество строительной организации — от инвентаря и спецодежды до оборудования и спецтехники. В программе спецтехника учитывается как основные средства, на которые можно начислять амортизацию как «линейным» способом, так и «по выработке». Рабочий инструмент и спецодежду в программу заносят как малоценное имущество. Его стоимость списывается на расходы в момент поступления, а само имущество может быть закреплено за сотрудниками.
Отнесение расходов амортизации на объекты
Часть имущества может годами находиться на одном месте, в то время как другая его часть регулярно перемещается между несколькими объектами строительства. В такой ситуации возникает необходимость объективно распределять затраты по амортизации имущества, то есть относить их только на те проекты, где это имущество было задействовано в данном месяце. Для этого программа позволяет относить амортизацию либо на общие расходы либо на конкретный объект.
Учет основных средств и малоценки
Для учета имущества в 1С:Управляющем есть общий справочник, куда заносят основные средства и малоценное имущество. Каждое основное средство отражают в программе как отдельную номенклатурную позицию с уникальным инвентарным номером. Соответственно количественный учет основных средств не ведется.
С малоценным имуществом ситуация обратная. Сразу несколько малоценных объектов можно занести в программу как одну номенклатурную позицию с указанием их количества. Инвентарный номер номенклатуре малоценки не присваивается.
В случае, если спецтехника работает на нескольких объектах в течение месяца, затраты на амортизацию мы рекомендуем относить на общие расходы предприятия, например на статью «Амортизация имущества». Тогда в конце месяца 1С:Управляющий позволит распределить накопленные расходы по данной статье на нужные объекты строительства. Сделать это можно, например, пропорционально выработке или произвольно указанному коэффициенту.
Контроль за инструментом и спецодеждой
1С:Управляющий поможет наладить тотальный контроль за каждой номенклатурной единицей инструмента и спецодежды. В любой момент в программе можно сформировать отчет об остатках и оборотах имущества, где показано, какая именно малоценка числится за каждым подразделением и в каком количестве.
Для дополнительного контроля за сохранностью инструментом и спецодеждой в 1С:Управляющем есть возможность закреплять инвентарь за определенными сотрудниками. Благодаря этому в специальном отчете программы можно выбрать сотрудника и увидеть, какие инструменты, оборудование или спецодежда переданы ему в использование.
Управленческий учет зарплаты по объектам строительства
В течение месяца рабочие могут быть заняты на разных объектах строительства, тогда как сотрудники административных, финансовых и других отделов находятся в одной локации и обеспечивают работу всего предприятия. Логично, что расходы по зарплате строителей нужно относить на те проекты, где они выполняли работы в этом месяце, а зарплату сотрудников на местах распределить между всеми проектами.
Начисление зарплаты пропорционально отработанным часам на объектах
Начислять зарплату пообъектно в 1С:Управляющем позволяет специальный документ, где на первой закладке указываются сотрудники и суммы начисленной им зарплаты, а на второй — часы, отработанные по разным проектам. Пропорционально указанным трудочасам программа автоматически распределит затраты по зарплате на расходы указанных проектов.
Зарплату сотрудников административных и других функциональных отделов предприятия в 1С:Управляющем можно относить на статью общих расходов. В конце месяца программа позволит распределить расходы по ней одним из нескольких способов, например, пропорционально выручке.
Распределение общих расходов
Расходы, которые предприятие несет в процессе выполнения конкретных проектов являются прямыми, а расходы сразу нескольких объектов называют общими. Для того, чтобы получить корректные данные о рентабельности объектов строительства, в конце каждого месяца общие расходы необходимо распределять на проекты.
Отнесение общих расходов на объекты строительства
В 1С:Управляющем для распределения общих расходов предназначен документ «Определение финансовых результатов». В нем есть специальная закладка для распределения общих расходов по каждой статье. Распределять расходы на проекты можно пропорционально доходам, валовой прибыли, прямым расходам или произвольным коэффициентам. При этом можно указать как общий способ распределения расходов для всех статей, так и выбрать свой способ для каждой из них.
При проведении документа 1С:Управляющий распределяет общие расходы на объекты строительства, а также отнимает прямые и распределенные общие расходы от доходов. В результате в программе финансового учета фиксируется прибыль по проектам, что позволяет получить достоверную информацию о рентабельности объектов строительства.
Рентабельность объектов строительства
В 1С:Управляющем создано множество отчетов, которые можно использовать для анализа доходов, расходов и прибыли. Здесь мы остановимся на двух основных отчетах, наиболее интересных для строительной сферы.
Оценка рентабельности проектов за каждый месяц
Начнем с отчета о финансовых результатах, в котором отражаются прибыли и убытки предприятия за выбранный период — как правило, за каждый месяц. Такой отчет будет актуален строительным компаниям, которые оценивают рентабельность бизнеса ежемесячно и независимо от того, закрыты в данном месяце проекты или нет.
При этом у такого отчета есть определенный недостаток. Если работы на объекте длятся несколько месяцев, может возникнуть ситуация, когда в определенном месяце предприятие несет по проекту только расходы и не получает доходов. Соответственно, в отчете о финансовых результатах может быть показан убыток по такому объекту строительства. Но то, что в данном месяце проект выглядит убыточным, не означает, что он не рентабелен в целом.
Рентабельность за весь срок строительства
Компенсировать недостаток отчета о финансовых результатах в 1С:Управляющем позволяет специализированный отчет о рентабельности проектов. В отличие от первого отчета здесь отражаются доходы, расходы и прибыль проектов не за месяц, а за весь срок их выполнения. Данный отчет покажет руководителю компании полную картину рентабельности и позволит понять, какие именно объекты строительства принесли бизнесу прибыль, а от каких предприятие понесло убытки.
Незавершенка в строительстве
Бухгалтерский учет требует обязательного закрытия каждого месяца, в процессе которого определяется прибыль или убыток по каждому проекту. Чтобы незавершенные проекты не выглядели убыточными, затраты на 20 счёте по ним остаются «не закрытыми», что и называется незавершенкой.
В 1С:Управляющем можно избежать сложных операций с незавершенкой и определять конечную прибыль проектов проще, чем в бухучете. Для этого в программе создан специализированный отчет, где отражается рентабельность проектов за полный срок их выполнения.
Помимо вышеперечисленных отчетов строительные компании могут найти в 1С:Управляющем и другие управленческие отчеты, в том числе для анализа доходов расходов и прибыли. В программе предусмотрена шахматная ведомость, отчеты для отдельного анализа доходов и расходов по каждому объекту строительства, а также отчеты для план-фактного анализа.
