Сегодня для учета и планирования денег можно найти десятки программных продуктов. Совсем маленькие предприятия могут выбирать между разнообразными финансовыми сервисами, а для крупного бизнеса существуют сложные корпоративные системы. А что делать среднему предприятию, которое уже перешло порог микробизнеса, но только стремится стать крупной компанией? Ведь большинство продуктов, которые предлагает рынок, ему не подходит.
В этой статье мы хотим обсудить, какой платежный календарь подойдет для планирования денег на небольшом предприятии. Рассмотрим, каким реалиям среднего бизнеса должен отвечать такой платежный календарь, а от какого функционала компания может благополучно отказаться.
Когда бизнес дорос до профессионального учета
Любое предприятие имеет свою историю. Довольно часто она начинается с гендиректора, который на первых порах самостоятельно занимался планированием денег. Для этого он мог использовать Excel или финансовые сервисы, которые хорошо подходят для растущего микробизнеса.
Но по мере развития компания стала обрастать расчетными счетами, сотрудниками и подразделениями, поэтому функционала привычных инструментов оказалось недостаточно. Теперь учет на предприятии нужно вести на более высоком уровне, а для этого необходим специалист — финансовый директор, у которого должен быть профессиональный платежный календарь.
Инструмент для профессионала в финансах
Профессиональным инструментом для финансового директора может стать платежный календарь 1С:Управляющего. В программе учтена специфика среднего бизнеса, поэтому платежный календарь интегрирован с казначейскими заявками, которые могут поступать из разных подразделений. Управлять платежами здесь можно по нескольким расчетным счетам, а сама система планирования не перегружена сложным документооборотом, который для среднего бизнеса неактуален.
Хотя платежный календарь небольшого предприятия должен быть профессиональным инструментом, такой компании вряд ли подойдут системы планирования для крупного бизнеса. Причина в том, что в крупных компаниях присутствует жесткая система согласования платежей, которая будет избыточна в среднем бизнесе и усложнит работу финансовому директору.
Интеграция с казначейской системой
Когда предприятие было микробизнесом, управлением деньгами занимался сам директор. Для этого ему вполне хватало платежного календаря, где он планировал поступления и платежи денег. А вот казначейская система, где согласуют заявки на оплату, директору пока не требовалась, потому что он сам инициировал и совершал каждый платеж.
Затем компания выросла до средних масштабов. Ее штат заметно увеличился и сформировал подразделения с различными потребностями, которые нужно оплачивать. Теперь требования на оплату, поступающие со всех концов предприятия, необходимо собирать в одном месте и обрабатывать. Другими словами, бизнесу понадобилась казначейская система.
Коллективный инструмент
Система оперативного планирования денег в 1С:Управляющем состоит из казначейской системы и платежного календаря, которые тесно связаны между собой. Такая система устроит предприятия, где создавать заявки могут сотрудники на местах, а их согласованием и утверждениям занимаются другие ответственные лица. Когда утвержденные заявки попадают в платежный календарь, финансовый директор может окончательно определиться с датой их оплаты.
Среднему бизнесу нужна казначейская система, которая бы взаимодействовала с платежным календарем через заявки. В этом случае каждая заявка должна проходить через согласование и утверждение, а затем автоматически попадать в календарь. Тогда на основе заявок со всего предприятия платежный календарь сможет рассчитать конечные остатки на каждый день, чтобы финансовый директор мог понять, хватает ли у компании денег на оплату ее потребностей.
Контроль за каждым расчетным счетом
Как только компания входит в нишу среднего бизнеса, у нее, как правило, появляется несколько юридических лиц. Теперь счета предприятия привязаны не к одному юрлицу, а сразу к нескольким, и из-за этого управлять платежами становится сложнее. Контролировать кассовые разрывы уже нужно не по предприятию в целом, а в рамках каждого расчетного счета.
Справиться с этой задачей предприятию поможет платежный календарь 1С:Управляющего, где у финансиста есть возможность оперативно перемещать платежи. Одним движением мышки заявку можно передвинуть на тот расчетный счет, где достаточно средств для оплаты. И точно таким же способом платежи можно двигать с даты на дату.
Платежный календарь для распределения заявок предприятия
На среднем предприятии заявки могут оформлять не только финансовые специалисты, но и руководители подразделений компании. Они часто не знают с какого именно расчетного счета будет совершен платеж, поэтому 1С:Управляющий позволяет оставить этот реквизит заявки незаполненным. В дальнейшем финансовый директор сможет указать расчетный счет прямо в платежном календаре, перетащив заявку на нужную строку с помощью мышки.
Без жестких маршрутов согласования
Небольшие компании могут встретить на рынке различные ERP-системы с серьезным функционалом для планирования, а также отдельные системы для управления бизнес-процессами и документами. Увы, средним предприятиям такие решения могут не подойти по двум простым причинам: это обойдется дорого и крайне усложнит работу финансовой службы.
Названные выше системы ориентированы на крупный бизнес со сложным внутренним документооборотом. Отличительной чертой управления деньгами в таких компаниях являются жестко прописанные маршруты согласования заявок.
Реалии среднего бизнеса
В среднем бизнесе процедура согласования платежей куда проще, чем в крупном. Финансовая служба небольшой компании состоит из нескольких финансовых специалистов, а иногда из одного финансового директора. Все сотрудники обычно находятся в пределах одного офиса, поэтому им удобнее и быстрее коммуницировать друг с другом напрямую, а не через документооборот. Из-за этого системы со сложным документооборотом на таких предприятиях не востребованы.
Платежный календарь 1С:Управляющего создан с учетом специфики среднего бизнеса. Планирование платежей здесь лишено сложных многоступенчатых маршрутов согласования, что будет удобно небольшим предприятиям без забюрократизированной структуры.
Простая и понятная настройка прав доступа
В отличие от крупного бизнеса, в компаниях средних масштабов обычно нет специального сотрудника, который настраивает доступ к инструментам учета и планирования. Эта задача часто ложится на самого финансового директора, поэтому важно, чтобы настройка занимала минимум времени и не требовала привлечения системного администратора.
Настройка доступа за одну минуту
В 1С:Управляющем настройка доступа для одного пользователя займет у финансового директора не больше минуты. Здесь ему не придется проставлять сотни галочек и тратить часы, пытаясь разобраться в параметрах. Доступ к нужным справочникам, документам и отчетам можно настроить за несколько кликов мышки.
Права доступа к программе финансового учета настраиваются с помощью двух наглядных форм. В первой форме настройки можно разрешить или ограничить пользователю доступ к функционалу, то есть к казначейским заявкам и платежному календарю предприятия. А с помощью второй формы настраивается доступ к конкретным подразделениям и расчетным счетам.
