Зачем уходить от привычных электронных таблиц и использовать современное ПО? Причина проста: устарел подход, когда для формирования управленческих отчетов нужно было вручную собирать данные из нескольких источников. Современные же программы предлагают забыть о ручной работе и полностью автоматизировать построение отчетности. На примере 1С:Управляющего покажем, как современный софт меняет представление о финансовой консолидации.
Как это работает?
Финансовая консолидация в 1С:Управляющем основана на импорте данных. Хозяйственные операции из различных баз выгружают в программу, которая их консолидирует. После этого на основе всех хозяйственных операций можно построить любую сводную отчетность.
Ниже мы подробнее рассмотрим, как выглядит импорт данных в 1С:Управляющем, как данные консолидируются и какую отчетность можно получить в программе финансового учета.
Финансовая консолидация через импорт данных
В программу не нужно вручную заносить информацию, хотя такая возможность конечно же есть. Хозяйственные операции из различных программ, таких как 1С:Бухгалтерия, 1С:Торговля и 1С:Комплексная можно импортировать в систему.
Для импорта данных предусмотрен специальный помощник выгрузки. С помощью фильтров в нем можно отобрать операции, которые нужно перенести из конкретной базы. К примеру, торговые операции можно выгрузить из 1С:Торговли и дополнить их прочими операциями из 1С:Бухгалтерии. Важно, что данные из документов исходной программы всегда импортируются в аналогичные документы 1С:Управляющего, которые можно редактировать.
Любая консолидированная финансовая отчетность
Не имеет значения, из каких баз и по каким юридическим лицам выгружаются данные — программа рассматривает их как хозяйственные операции бизнеса в целом. Соответственно, отчеты о денежных потоках, финансовых результатах и управленческий баланс всегда формируются целиком по бизнесу. При этом форма отчета может быть разной, например, в виде сводной ведомости или всем привычной шахматки.
А в чем плюсы?
Свой учёт
Данные для управленческих отчетов финансовые менеджеры обычно берут из бухучета. Но в бухгалтерских программах своя аналитика и детализация, которые редко устраивают финансовых менеджеров. Им было бы удобнее работать в собственной программе, куда можно импортировать данные из любой базы. А при необходимости программа поможет скорректировать данные, дополнить аналитикой или по-своему детализировать, чтобы в итоге получить нужную консолидированную отчетность.
Замена бухгалтерских статей на управленческие
Данные для финансовой консолидации импортируют 1С:Управляющий из бухгалтерских программ, где ведется своя аналитика. И далеко не всегда она полезна для управленческого учета. Чтобы дополнить данные важной информацией, прямо в процессе импорта можно выполнить автоматическую настройку соответствий и заменить исходную аналитику на управленческую.
В качестве примера рассмотрим импорт из 1С:Бухгалтерии. Для статей затрат бухгалтера часто используют излишнюю аналитику, например «Расходы на канцтовары» и «Обслуживание оргтехники». При импорте в 1С:Управляющий такие статьи можно свернуть в одну и назвать ее «Содержание офиса».
Внесение правок после импорта
Аналитику можно подменять не только автоматически, но и проставлять вручную в уже загруженных документах. Это возможно, так как данные импортируются в 1С:Управляющий не в виде проводок или агрегированных сумм, а только в виде хозяйственных операций. Соответственно, любые документы можно скорректировать.
Управление детализацией номенклатуры
В торговых и бухгалтерских программах подробно детализирована номенклатура товаров и услуг, что не всегда нужно в управленческом учете. По этой причине во время импорта в 1С:Управляющий номенклатуру можно укрупнить до обобщенных позиций. К примеру, в магазине спорттоваров удобно финансовому менеджеру учитывать ассортимент по группам: «Обувь», «Одежда» или совсем минималистично «Товары».
Укрупнение номенклатуры возможно, когда в 1С:Управляющем включен «Суммовой учет». Тогда учет товаров ведется только в суммовом выражении, а данные об их количестве не указываются. Это позволяет укрупнять до единых позиций даже те товары, которые нельзя объединить в количественном выражении. Так, на мебельном производстве товары можно свернуть до групп «Столы и стулья», «Мягкая мебель» и так далее.
Где взять управленческую аналитику?
Одна из целей финансовой консолидации данных — получить отчет, в котором будет видно, какие направления деятельности и подразделения приносят бизнесу прибыль, а какие — убытки.
Две ключевые аналитики доходов и расходов
Основная аналитика, по которой учитываются доходы, расходы и прибыль, в 1С:Управляющем называется «виды бизнеса». На практике это могут быть направления деятельности компании, контракты, проекты, объекты строительства и так далее.
Параллельно с видами бизнеса можно использовать аналитику по подразделениям, которая доступна в 1С:Управляющем версии «ПРОФ». В качестве этой аналитики обычно указывают распределенные подразделения компании. Важно, что подразделения не подменяют виды бизнеса, а являются вторым аналитическим разрезом.
В учетных программах, откуда выгружают данные, часто нет прямых аналогов для аналитики 1С:Управляющего. Поэтому в процессе импорта нужно решить, какую аналитику указать в качестве видов бизнеса, а какую в качестве подразделений.
Две аналитики, которые в 1С:Управляющем называются видами бизнеса и подразделениями, не стоит воспринимать буквально. Были случаи, когда их трактовали самым необычным образом. Например, при ведении учета в таксопарке финансовый менеджер указывал водителей как виды бизнеса. А вот подразделениями были классы автомобилей: «эконом», «комфорт», «бизнес» и так далее. Так компания отслеживала рентабельность услуг водителей и рентабельность классов автомобилей.
Подстановка нужной управленческой аналитики
Подстановку аналитики удобно рассматривать на примере импорта из 1С:Бухгалтерии. Конечно, здесь нет аналитики по видам бизнеса, зато учет доходов и расходов ведется по номенклатурным группам. К примеру, у продуктового магазина такими группами могут быть «Мясо-молочные», «Хлебобулочные» и «Бакалея». Номенклатурные группы часто совпадают с направлениями деятельности или проектами компании, поэтому их можно выгрузить в 1С:Управляющий как виды бизнеса.
В процессе финансовой консолидации данные импортируются по разным юрлицам, которые часто являются подразделениями. Например, у сети ресторанов под каждую точку может быть открыто свое юрлицо. В такой ситуации проще всего выгрузить юридические лица в 1С:Управляющий как виды бизнеса.
В более сложных случаях, когда нужно вести параллельно две аналитики, подойдет 1С:Управляющий версии «ПРОФ». Программа позволит импортировать юридические лица как аналитику по подразделениям, а в качестве видов бизнеса указать номенклатурные группы. При этом нужно понимать, что каждая дополнительная аналитика усложняет учет в разы.
Что на выходе?
Когда данные консолидированы, в 1С:Управляющем можно сформировать управленческую финансовую отчетность. Вся отчетность в программе ориентирована на руководителей и собственников бизнеса, а не на налогового инспектора, поэтому она совершенно не похожа на бухгалтерскую.
Структура рентабельности
Финансовая консолидация позволит руководителю получить сводный отчет о финансовых результатах, где видна структура рентабельности. Другими словами он сможет понять, какие направления деятельности, проекты или подразделения приносят компании прибыль, а из-за каких бизнес терпит убытки.
В любой показатель отчета можно «провалиться», то есть расшифровать его до отдельных операций. Это удобный способ проверить, из каких сумм состоит тот или иной показатель. Такая возможность есть в программе благодаря тому, что данные импортируются в 1С:Управляющий не в агрегированном виде, а только в виде хозяйственных операций.
Структура компании
Активы баланса отражают всё, что есть у бизнеса на данный момент. Причем не важно, оформлены активы на юрлицо или на доверенных лиц — отчет всегда покажет руководителю полную и достоверную картину.
В пассивах управленческого баланса выводятся данные об источниках финансирования бизнеса. Здесь можно увидеть реальный уставный капитал, который часто не соответствует бухгалтерскому и содержит фактические вложения денег учредителей.
Когда в пассивах преобладают собственные средства бизнеса, то есть капитал и прибыль — руководителям и собственникам не о чем беспокоиться. Но бывают и обратные случаи, когда бизнес существует за счет долгов перед контрагентами и сотрудниками. Всё это можно узнать с помощью баланса, который позволит проанализировать структуру пассивов и узнать, насколько бизнес финансово устойчив.
