Когда говорят о распределении расходов, под этим обычно понимают отнесение общих расходов компании на виды деятельности или проекты. Но в некоторых случаях речь может идти о распределении расходов с одних подразделений (ЦФО) на другие. В рамках этой статьи мы сделаем акцент на первом случае, а в качестве примера рассмотрим 1С:Управляющий и его систему распределения общих расходов между видами деятельности.
Какие расходы нужно распределять и зачем?
Чтобы понимать, насколько эффективно работает компания, руководителю нужно знать не только общую прибыль предприятия, но и прибыль каждого вида бизнеса, то есть вида деятельности или проекта. И если с отражением доходов по видам бизнеса всё просто, то учитывать расходы сложнее, потому что они бывают двух видов: прямые и общие.
Распределение общих расходов
Прямые расходы относятся к конкретному проекту или виду деятельности, а общие расходы могут относится сразу к нескольким видам деятельности или ко всему предприятию в целом. Типичный пример общих расходов — зарплата главного бухгалтера, налоги и маркетинговые затраты.
Общие расходы обязательно нужно распределять на прямые, то есть на виды деятельности. Только так можно будет увидеть реальные суммы расходов каждого из них, а затем отнять от доходов прямые и распределенные общие расходы. После этого в программе финансового учета отразятся корректные данные о прибыли направлений бизнеса.
Общие расходы предприятия необходимо распределять на виды деятельности или проекты. После этого из доходов можно вычесть прямые и распределенные общие расходы, чтобы получить реальную прибыль каждого проекта или вида деятельности.
На что распределять общие расходы?
Одновременно с видами бизнеса для учета расходов используются статьи. Они обязательно указываются как для прямых, так и для общих расходов — это необходимо для анализа всех расходов предприятия. Однако у статей есть и другая важная задача, которая относится только к общим расходам. В каждой статье можно указать, на какие направления деятельности отнести общие расходы, чтобы в конце месяца 1С:Управляющий мог корректно их распределить.
Использование статей расходов для указания видов бизнеса или проектов
Указать, на какие виды бизнеса отнести общие расходы в 1С:Управляющем можно прямо в справочнике статей расходов. Каждая статья здесь настраивается отдельно и пользователь может самостоятельно решить, на какие виды деятельности или проекты распределить общие расходы по ней. По умолчанию общие расходы программа относит сразу на все виды бизнеса, что многих устраивает. Однако при желании пользователи могут выбрать и конкретные виды бизнеса.
Сразу на все виды бизнеса
Примером общих расходов, которые относят на все виды деятельности, можно считать зарплату директора и главного бухгалтера. Так как эти расходы связаны с функционированием всего предприятия, логично распределять их сразу на все виды бизнеса. Но как сказано выше, для более точного учета в статье расходов можно указать конкретные виды бизнеса.
На конкретные виды бизнеса
Общими расходами, которые относятся лишь к нескольким видам бизнеса, могут быть командировочные расходы. У предприятия может быть шесть видов деятельности и только по трём из них предусмотрены командировки сотрудников. Логично, что такие расходы нужно отнести на три вида бизнеса, а не на все сразу.
Чтобы распределить общие расходы, нужно решить, на какие виды деятельности их отнести: сразу на все или на несколько конкретных. В 1С:Управляющем нужные виды деятельности можно указать в статьях расходов.
Как распределять расходы или в каких пропорциях?
Для распределения общих расходов в управленческом учете нужно ответить на два вопроса: на что их распределять и как. Выше мы обсудили, на какие виды бизнеса можно распределять расходы, а теперь рассмотрим как это можно сделать.
Регламентное распределение расходов в управленческом учете
В конце каждого месяца все накопленные общие расходы по статьям распределяют на виды деятельности или проекты. Для этого в 1С:Управляющем создан регламентный документ, который выполняет операцию закрытия месяца. Сначала он распределяет общие расходы на виды бизнеса, а затем от всех доходов отнимает прямые и общие расходы и фиксирует прибыль или убыток по каждому виду деятельности или проекту.
Способы распределения расходов между видами деятельности
Прямо в шапке регламентного документа пользователь может выбрать способ распределения общих расходов. Это самый простой путь, так как в данном случае указывается один общий способ для всех статей расходов. Но при необходимости можно пойти более трудоемким и точным путем, то есть указать способы распределения отдельно для каждой статьи общих расходов.
Всего в 1С:Управляющем есть четыре способа распределения общих расходов и три из них не требуют дополнительных усилий со стороны пользователя. Достаточно выбрать, как распределить расходы: пропорционально доходам, валовой прибыли или прямым расходам — и программа выполнит распределение на основе фактических учетных данных.
Распределение расходов в произвольном соотношении
В случае с четвертым способом 1С:Управляющий распределяет расходы по указанным долям. Здесь пользователю нужно самостоятельно указать значения, пропорционально которым общие расходы по конкретной статье должны распределяться на выбранные направления деятельности. Эти значения задаются не в регламентном документе, а в самой статье расходов — там же, где указываются виды деятельности и проекты.
Примером распределения общих расходов по долям может быть аренда помещений. В качестве долей или коэффициента пользователь может указать квадратные метры площадей помещений, которые отведены под каждый вид бизнеса.
В конце месяца общие расходы распределяются на прямые с помощью регламентного документа. В 1С:Управляющем пользователь может выбрать, пропорционально чему распределять расходы: доходам, валовой прибыли, прямым расходам или произвольным коэффициентам.
Какие отчеты в результате можно получить?
Рентабельность всех видов бизнеса
Когда общие расходы распределены на направления деятельности, по каждому из них в 1С:Управляющем фиксируется прибыль или убыток. Все это позволяет сформировать отчет о финансовых результатах, который покажет руководителю реальную рентабельность бизнеса и ее структуру. Здесь отразится не только прибыль всего предприятия, но и прибыль каждого каждого вида деятельности или проекта.
Рентабельность подразделений
Отчет о финансовых результатах можно сформировать не только по видам бизнеса, но и по подразделениям, которые доступны в 1С:Управляющем версии «ПРОФ». В качестве этой аналитики, как правило, указывают подразделения компании в разных городах. Важно, что подразделения не подменяют виды бизнеса, а являются вторым аналитическим разрезом. Благодаря этому отчет покажет, насколько эффективно сработали подразделения по каждому виду деятельности.
Специально для предприятий, в составе которых есть подразделения, в 1С:Управляющем есть отдельный механизм распределения расходов подразделений. Способы распределения здесь такие же, как для общих расходов всего предприятия, а сам процесс выполняется с помощью документа из раздела «Внутрикорпоративные расчеты».
В 1С:Управляющем создана простая и одновременно функциональная система распределения расходов между видами деятельности. С ее помощью можно определять реальную рентабельность как видов бизнеса или проектов, так и каждого подразделения.
